Перейти к содержанию

Корпоративное хранилище

Сервис Корпоративное хранилище создан для загрузки файлов, изображений и видеороликов, которыми можно поделиться с коллегами.

Возможности пользователя

Просмотр корпоративного хранилища

Для просмотра файлов в корпоративном хранилище выберите в боковом меню Будь в курсеКорпоративное хранилище или перейдите по ссылке {url_вашего_домена}/folder.

Корпоративное хранилище

Рисунок. Корпоративное хранилище

На рисунке выше представлен интерфейс корпоративного хранилища:

  1. Список для выбора представления Таблица или Плитка.
  2. Поле поиска файлов.
  3. Кнопка создания папки.
  4. Кнопка выбора нескольких файлов и папок для групповых операций перемещения и удаления.
  5. Область загрузки файлов.
  6. Название файла или папки.
  7. Имя сотрудника, который создал папку или загрузил файл.
  8. Кнопка выгрузки файла или папки и дополнительное меню.
  9. Статистика просмотров, реакций и комментариев к файлу.

Файлы в хранилище представлены постранично. Перемещайтесь по списку файлов в хранилище, используя номера страниц внизу списка.

Переключение страниц в корпоративном хранилище

Рисунок. Переключение страниц в корпоративном хранилище

Поиск файлов в корпоративном хранилище

Чтобы найти файлы в корпоративном хранилище, введите часть названия файла в поле поиска и нажмите клавишу Enter. Поиск файлов выполняется по всем папкам.

Результаты поиска в корпоративном хранилище

Рисунок. Результаты поиска в корпоративном хранилище

Просмотр карточки файла

В файловом хранилище можно посмотреть информационную карточку файла. Чтобы перейти в карточку, нажмите на файл.

Рисунок. Пример карточки файла

Интерфейс карточки файла состоит из нескольких блоков:

  1. Блок данных файла.
  2. Блок работы с версиями файла.
  3. Блок общей информации.
  4. Блок работы со ссылкой файла.
  5. Блок истории изменений.

Из карточки файла доступны следующие действия:

  • загрузка файла текстового или табличного форматов на устройство пользователя;
  • предварительный просмотр графического изображения, фото или видео;
  • изменение названия файла, описания, тегов;
  • перемещение в другую папку файлового хранилища;
  • добавление новой версии файла;
  • комментирование текущей версии файла;
  • удаление любой версии файла;
  • восстановление удалённой версии файла;
  • реакция на файл в виде смайлика;
  • копирование ссылки на файл в буфер обмена;
  • добавление файла в Избранное;
  • отправка файла пользователю;
  • переход в профили автора файла и авторов изменений файла;
  • просмотр истории изменений.

Ниже приведены подробные описания блоков интерфейса и действий с файлом, доступных в каждом блоке.

Блок данных файла в файловом хранилище

Рисунок. Пример блока данных файла в файловом хранилище

  1. Заголовок блока данных файла – указана текущая версия и название файла с расширением.

  2. Описание файла – описание, указанное при добавлении файла в файловое хранилище. Описание может отсутствовать.

  3. Область файла – содержимое зависит от формата файла, отображается:

    • предварительный просмотр изображения и теги файла текущей версии для файлов графических форматов, файлов с видео- и фото- изображением. Теги могут отсутствовать;
    • файл, теги файла и кнопка загрузки файла на устройство пользователя для файлов текстовых и табличных форматов. Теги могут отсутствовать.
  4. Область кнопок управления файлом:

    • нажмите Редактировать для изменения названия файла в файловом хранилище, добавления или изменения описания файла, добавления или удаления тегов;
    • нажмите кнопку Переместить для перемещения файла в другое место в файловом хранилище. Файл будет находиться в новом, указанном при перемещении месте.

Для редактирования содержимого файла скачайте файл к себе на устройство, внесите нужные правки и добавьте новую версию (см. Блок работы с версиями файла).

Блок работы с версиями файла

Рисунок. Пример блока работы с версиями файла в файловом хранилище

  1. Область загрузки новой версии файла – перетащите файл в область загрузки или добавьте файл, нажав кнопку Нажмите в области загрузки. Загруженная версия становится текущей и отображается в блоке данных файла и области версий. Имя файла может не совпадать с именами файлов других версий. Файл в файловом хранилище сохраняется под названием, указанным в блоке данных файла, название файла не связано с именами файла в разных версиях.

  2. Область версий – отображаются все загруженные версии файла с именами файлов версий и возможностью выбора действий с ними. Список версий начинается с версии файла, загруженной последней по времени (текущей). Для каждой версии файла доступны следующие действия:

    • – нажмите для отображения краткой информацией о данной версии файла во всплывающем информационном сообщении;
    • – нажмите для загрузки выбранной версии файла на устройство пользователя;
    • – результат действия зависит от состояния версии файла, к которой применяется:
      • нажмите в строке с удалённой версией файла для её восстановления, восстановленная версия становится текущей, номер версии меняется на актуальный;
      • нажмите в строке с неактуальной версией, она станет текущей, номер версии меняется на актуальный;
    • – нажмите для удаления версии файла и комментариев к ней. Удалённую версию можно восстановить, комментарии к версии удаляются безвозвратно и оставить новые невозможно;
    • – нажмите для просмотра списка комментариев. Можно добавить новый комментарий, ответить на имеющийся, оставить или убрать свою реакцию на комментарий. Просмотреть комментарии к удалённой версии файла невозможно.
  3. Область комментирования текущей версии файла – введите текст сообщения, нажмите для отправки комментария. Комментарий отобразится в списке комментариев текущей версии файла в области версий.

Блок общей информации

Рисунок. Пример блока с общей информацией о файле в файловом хранилище

Блок общей информации содержит:

  • количество версий файла;
  • дату добавления файла в файловое хранилище;
  • данные автора файла (аватар, ФИО) – пользователя, добавившего файл в файловое хранилище. Нажмите на данные пользователя для перехода в его профиль;
  • дату последнего изменения файла в файловом хранилище;
  • данные автора изменений файла (аватар, ФИО) – пользователя, внёсшего самые поздние изменения в файл. Нажмите на данные пользователя для перехода в его профиль;
  • количество оставленных реакций на файл;
  • количество просмотров файла в файловом хранилище.

Блок работы со ссылкой файла

Рисунок. Пример блока работы со ссылкой на файл в файловом хранилище

В блоке работы со ссылкой на файл доступны следующие действия:

  • скопировать ссылку на файл в буфер обмена – нажмите Скопировать ссылку;
  • добавить ссылку на файл в раздел Избранное – нажмите Избранное;
  • поделится ссылкой с пользователем – нажмите кнопку Поделиться файлом.

Блок истории изменений

Рисунок. Пример блока истории изменений файла в файловом хранилище

В блоке истории изменений сохраняется список изменений файла в файловом хранилище.

В списке изменений отображаются для каждого события:

  • сведения о сути внесённых изменений в файл;
  • данные автора изменений файла (аватар, ФИО) – нажмите на данные пользователя для перехода в его профиль.

История изменений сохраняется с первого события – добавления файла в файловое хранилище.

Создание папки в корпоративном хранилище

Чтобы создать папку в хранилище:

  1. Нажмите Создать папку.

  2. Введите уникальное имя папки.

    Рисунок. Создание папки в корпоративном хранилище

Если папка с таким именем уже существует, будет отображено сообщение об ошибке. Введите другое название.

  1. Выберите, кто сможет просматривать содержимое папки:

    • Все, кто может просматривать родительский объект — значение по умолчанию. Просмотр содержимого папки будет доступен всем пользователям портала, кому доступен родительский объект для просмотра;
    • Некоторые пользователи — просмотр содержимого папки будет доступен ограниченному кругу пользователей. После выбора этого значения в окне отобразится два дополнительных поля. Укажите в этих полях группы пользователей или конкретных пользователей, которым будет доступен просмотр содержимого папки;
    • Никто из пользователей — просмотр содержимого папки будет запрещён.

    Рисунок. Выбор группы пользователей и конкретных пользователей для просмотра содержимого папки

  2. Выберите, кто сможет управлять содержимым папки:

    • Все, кто может просматривать родительский объект — значение по умолчанию. Управление содержимым папки будет доступно всем пользователям портала, кому доступен родительский объект для просмотра;
    • Некоторые пользователи — управдение содержимым папки будет доступно ограниченному кругу пользователей. После выбора этого значения в окне отобразится два дополнительных поля. Укажите в этих полях группы пользователей или конкретных пользователей, которым будет доступно управление содержимым папки;
    • Никто из пользователей — управление содержимым папки будет запрещено.

    Рисунок. Выбор группы пользователей или конкретных пользователей для управления содержимым папки

  3. Нажмите Создать — папка будет добавлена в хранилище.

Важно!

При настройке доступов на просмотр и управление дочерней папкой система ориентируется на настройки, указанные в родительском объекте. Настройки доступа в дочерних объектах зависят от настроек родительского объекта. Система не может выдать доступ на просмотр и управление дочерним объектом большему кругу лиц, чем родительскому.

Добавление файлов в корпоративное хранилище

Чтобы загрузить файл в хранилище:

  1. Перетащите файл в область загрузки или нажмите соответствующую ссылку и выберите файл.

    Допустимы любые форматы файлов. Файлы форматов: JPG, PNG, TIF, GIF, BMP, MP4, MPEG могут быть открыты и воспроизведены на странице файлов группы, файлы других форматов доступны для скачивания.

    Загрузка файла в корпоративное хранилище

    Рисунок. Загрузка файла в корпоративное хранилище

  2. Добавьте или измените информацию о файле:

    • Название – обязательное редактируемое поле. По умолчанию в поле подставляется имя файла;
    • Файл – загружаемый файл. При необходимости нажмите , чтобы удалить текущий файл и выбрать другой;
    • Описание – введите описание файла;
    • Теги – выберите теги для файла. При вводе система предложит подходящие варианты. Если тег отсутствует, добавьте его. Тег будет внесен в поле Теги и сохранён в системе.

      Окно загрузки файла в личное хранилище в профиле

      Рисунок. Окно загрузки файла в личное хранилище в профиле

  3. Нажмите Сохранить — файл будет добавлен в хранилище.

Изменение загруженных папок и файлов

В корпоративном хранилище можно изменять добавленные папки и загруженные файлы. Доступные действия отображаются при наведении указателя мыши на в строке с названием папки или файла.

Полный список дополнительных действий для папки в корпоративном хранилище:

  • Перейти — переход к содержимому папки;
  • Изменить доступ — настройка прав доступа к папке для групп пользователей или отдельных пользователей;
  • Ограничить по типу файла — выбор типов файлов, которые можно добавлять в папку;
  • Переименовать — указание нового названия папки;
  • Переместить — указание нового местоположения папки и перемещение папки в новое место;
  • Удалить — удаление папки.

Рисунок. Дополнительные действия для папки в корпоративном хранилище

Полный список дополнительных действий для файла в корпоративном хранилище:

  • Скачать — сохранение файла на устройство пользователя;
  • Изменить доступ — настройка прав доступа к файлу для групп пользователей или отдельных пользователей;
  • Переместить — указание нового местоположения файла и перемещение файла в новое место;
  • Удалить — удаление файла.

Рисунок. Дополнительные действия для файла в корпоративном хранилище

Чтобы отредактировать данные о файле, перейдите в карточку файла и нажмите Редактировать (см. Блок данных файла в файловом хранилище)

Администратор системы (superuser) может ограничить возможность переименовывать и удалять папку и добавлять в неё файлы. Подробнее см. в разделе Управление доступом к папке.

Работа с несколькими файлами и папками

Чтобы переместить или удалить несколько файлов и папок:

  1. Нажмите Выбрать несколько и отметьте необходимые элементы.

    Нажмите Выбрать несколько, а затем Выбрать все, чтобы выбрать все элементы в текущей папке и ее подпапках.

  2. Нажмите Переместить, чтобы переместить выбранные элементы.

    Нажмите Удалить, чтобы удалить выбранные элементы. Если владелец ограничил доступ к выбранным элементам, будет отображено сообщение об ошибке.

Выбор нескольких элементов в хранилище

Рисунок. Выбор нескольких элементов в хранилище

Возможности администратора

Администратор системы (superuser) может вносить дополнительные ограничения к папкам и к типам файлов, которые можно поместить в папку корпоративного файлового хранилища.

Управление доступом к папке

Действия, описанные ниже, доступны пользователям с ролями:

  • Администратор системы (superuser),
  • пользователь — владелец папки,
  • пользователь, которому выданы права на управление папкой.

Чтобы изменить доступ к папке:

  1. Наведите указатель на и выберите Изменить доступ.

  2. Выберите сотрудников, которые могут просматривать содержимое папки:

    • Все, кто может просматривать родительский объект — значение по умолчанию;
    • Некоторые пользователи — введите или выберите имена сотрудников в списке;
    • Никто из пользователей — просматривать содержимое папки запрещено.

    Рисунок. Настройка доступа в корпоративном хранилище

    Чтобы узнать точный список действий, доступный пользователям, наведите указать мыши на иконку подсказки. Во всплывающем окне отобразится доступный список действий.

    Рисунок. Доступные действия для пользователей

  3. Выберите сотрудников, которые могут управлять содержимым папки:

    • Все, кто может управлять родительским объектом — значение по умолчанию;
    • Некоторые пользователи — введите или выберите имена сотрудников в списке;
    • Никто из пользователей — управление содержимым папки запрещено.

    Чтобы узнать точный список действий, доступный для пользователей, наведите на иконку подсказки. В всплывающем окне отобразится доступный список действий.

  4. Нажмите Сохранить — внесенные изменения в настройки доступа к папке будут сохранены.

Важно!

  1. Если доступ к папке ограничен и вашего имени нет в списке, при попытке удалить папку или файлы в ней отображается сообщение об ошибке. Команда Настройки доступа в этом случае недоступна.

  2. Просмотр и управление папкой и её содержимым всегда доступно пользователю-владельцу папки вне зависимости от того, какие настройки доступа указаны во вложенных папках и файлах.

  3. При настройке доступов на просмотр и управление файлом система ориентируется на настройки, указанные в родительском объекте. Настройки доступа в дочерних объектах зависят от настроек родительского объекта. Система не может выдать доступ на просмотр и управление дочерним объектом большему кругу лиц, чем родительскому.

Управление типами файлов в папке

Действия, описанные ниже, доступны пользователям с ролями:

  • Администратор системы (superuser).

Чтобы ограничить типы файлов, разрешённые для размещения в папке:

  1. Наведите указатель на и выберите Ограничить по типу файла.

    Выбор типов файлов для папки

    Рисунок. Выбор типов файлов для папки

  2. Выберите типы файлов, которые можно загружать в папку:

    • выберите один из флажков Графический файл или Видеофайл, чтобы разрешить загрузку файлов выбранных типов;
    • выберите или снимите оба флажка, чтобы разрешить загрузку файлов всех допустимых типов.